KI automatisiert keine schlechten Prozesse weg

„Wie können wir mit KI unsere Prozesse automatisieren?" Mein View: KI automatisiert keine schlechten Prozesse weg.

Ich verstehe diese Frage grundsätzlich sehr gut. Der Druck ist real: zu wenig Kapazität, steigende Kosten, hohe Erwartungen an Geschwindigkeit und Qualität. Auch intern stellen wir uns diese Fragen regelmäßig. Meine Sicht hat sich dabei weiter verfestigt: Der Einstieg sollte selten lauten „Welche KI-Lösung nehmen wir?“, sondern viel häufiger „Welchen Pain Point haben wir und wie sollte der ideale Prozess dafür aussehen?“

Viele Prozesse sind nicht so entstanden, weil sie optimal sind. Sie sind entstanden, weil Systeme Grenzen hatten, Schnittstellen fehlten, Verantwortlichkeiten historisch gewachsen sind oder Workarounds irgendwann zum Standard wurden. Genau deshalb halte ich es für gefährlich, bestehende Abläufe einfach mit KI zu beschleunigen. Dann wird nicht automatisch etwas besser. Man macht oft nur schneller, was vorher schon umständlich, unklar oder unnötig kompliziert war.

Für mich beginnt sinnvolle KI-Automatisierung deshalb mit Business Process Reengineering. Also mit dem ehrlichen Blick darauf, wie Arbeit heute wirklich passiert. Nicht nur auf dem Papier, sondern im Alltag. Wer macht was? Wo werden Daten doppelt gepflegt? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Entscheidung folgt klaren Regeln? Und wo braucht es tatsächlich Erfahrung, Kontext und menschliches Urteil?

Erst danach wird KI wirklich interessant. Dann kann sie Kundenanfragen vorsortieren, Angebote vorbereiten, Dokumente prüfen, Wissen verfügbar machen oder Entscheidungen unterstützen. Aber dann ist KI nicht der Hammer, mit dem man überall Nägel sucht. Sondern ein Werkzeug in einem bewusst neu gedachten Prozess.

Meine Erfahrung ist: Das gelingt nicht „von unten“ allein. Fachbereiche kennen die Details, IT kennt die Systeme. Aber nur das Top Management kann alte Zuständigkeiten, gewachsene Routinen und etablierte Kompromisse wirklich infrage stellen. Genau dort beginnt der eigentliche Mehrwert.

Meine Kernerkenntnisse aus den letzten Wochen:

Nicht jeder bestehende Prozess verdient Automatisierung.

KI schafft nur dann Wert, wenn das eigentliche Prozessproblem verstanden ist.

Workarounds sollten nicht skaliert, sondern hinterfragt werden.

Automatisierung ist kein IT-Projekt, sondern Führungsaufgabe.

Der größte Hebel liegt oft nicht im Tool, sondern in der Bereitschaft, Abläufe neu zu denken.

Also: zuerst Prozeßarbeit => dann Automatisierung

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Ich bin Stefan Meyer-Spickenagel von STI-Consulting und unterstütze den Mittelstand dabei, die Möglichkeiten von KI sinnvoll zu nutzen.

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